Korteriühistu kõrgeimaks organiks on üldkoosolek, mis võtab vastu otsuseid kõikides ühistu juhtimist puudutavates küsimustes. Sellest tulenevalt võib öelda, et korteriühistu üldkoosoleku protokoll on väga tähtis dokument ning tekkida võivate probleemide vältimiseks tuleks see koostada väga korrektselt.

Mida on siis protokolli koostamisel oluline jälgida ja meeles pidada?

Protokoll tuleb koostada üldkoosoleku käigus (kindlasti mitte pärast koosolekut!), et fikseerida üldkoosoleku käik ja seal vastuvõetud otsused.

Pea meeles, et protokollil on n.ö. kohustuslikud osad, mis peavad kindlasti protokollis kajastatud saama. Seadus ütleb väga selgesõnaliselt, et protokollis peab olema kirjas:
• üldkoosoleku toimumise aeg ja koht;
• liikmete arv;
• üldkoosoleku päevakord;
• hääletustulemused;
• vastuvõetud otsused;
• üldkoosoleku otsuse suhtes eriarvamusele jäänud liikme nõudel tema eriarvamuse sisu.
• muud üldkoosolekul tähtsust omavad asjaolud;

Tähelepanu tuleks pöörata ka sellele, et kui eriarvamust esitav ühistu liige esitab selle kirjalikult, siis seda protokolli ümber kirjutama ei pea, vaid piisab ainult vastavasisulise viite tegemisest protokolli tekstis ning eriarvamuse lisamist protokollile.  Ära unusta, et eriarvamusele kirjutab alla selle esitanud isik.

Lisaks ei tohi unustada, et korteriühistute jaoks on mittetulundusühingute seadus siiski vaid üldnorm ning alati tuleb esmalt vaadata, kuidas üks või teine küsimus on reguleeritud korteriomandi- ja korteriühistuseaduses.
Pea meeles, et korteriomandi- ja korteriühistuseadus on korteriühistu jaoks see kõige tähtsam seadus.

Viimasest nähtub, et korteriühistu dokumentides tuleb märkida ka korteriühistu nimi ja registrikood ning korteriühistu asukoht peab dokumentides olema märgitud juhul, kui see erineb korteriomandite asukohast.

Praktikas tuleb tihti ette, et kuupäevad tekitavad ühistutes palju segadust. Sellest tulenevalt on hea siinkohal meenutada, et protokolli kuupäevaks on koosoleku toimumise kuupäev, mitte allakirjutamise kuupäev.
Protokolli koostamisele kohaldub lisaks eelmainitud seadustele ka tsiviilkohtumenetluse seadustik, mis ütleb dokumendid koostatakse ja esitatakse selgesti loetavas masina- või arvutikirjas A4 formaadis.

Protokollile kirjutavad alla üldkoosoleku juhataja ja protokollija.

Protokolli lahutamatuks lisaks on ärakirjad üldkoosolekust osavõtnute nimekirjast, eriarvamustest ning üldkoosolekule esitatud kirjalikest ettepanekutest ja avaldustest.

Osalejate nimekirja korrektne koostamine on samuti väga oluline ning selles peavad sisalduma:
• osalevate liikmete nimed;
• häälte arv;
• osalemisviis;
• liikme esindaja nimi.
Nimekirjale kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija ning üldkoosolekul füüsiliselt kohal olevad liikmed ja/või nende esindajad.

Protokollijal tuleb meeles pidada, et pärast 14 päeva möödumist üldkoosoleku lõppemisest peab protokoll olema ühistu liikmetele kättesaadav ning liikmel on õigus saada üldkoosoleku protokolli või selle osa ärakirja.